Ondernemingen

1. Sectoraal Arbeidsreglement

Het arbeidsreglement voor de sector werd bij algemeen verbindend verklaarde CAO vastgelegd. Het arbeidsreglement bepaalt samen met de individuele arbeidsovereenkomst de algemene arbeidsvoorwaarden. De verplichting om een arbeidsreglement op te stellen rust bij de werkgever. Op ondernemingsniveau kan besloten worden om het sectoraal arbeidsreglement toe te passen. Elke werknemer dient bij zijn indiensttreding een kopie van het arbeidsreglement. Elke werknemer dient eveneens een kopie te ontvangen van iedere wijziging ervan. Dit is een absolute verplichting, omdat bij niet naleving ervan, de werknemer niet gebonden is door de bepalingen van het arbeidsreglement. De werkgever heeft er dus alle belang bij een schriftelijk bewijs te hebben dat hij een exemplaar heeft overhandigd.

2. Non-Discriminatiecode

In 2005 heeft het Sociaal Fonds een non-discriminatiecode ondertekend en roept de ondernemingen op om hetzelfde te doen. Om de non-discriminatiecode bij een groter publiek bekend te maken werd een logo uitgewerkt om aan te brengen op de voertuigen van bedrijven die de code onderschreven. Aan de bedrijven worden geen verplichtingen opgelegd. De code is een morele verbintenis. Het is uiteraard de bedoeling dat een zo groot mogelijk aantal bedrijven de code onderschrijft. Indien u meer informatie wenst te ontvangen, kunt u contact opnemen met het Sociaal Fonds.

3. Inspection sociale

Het is belangrijk te onderstrepen dat de sociale inspectie slecht één van de vele controleorganen is (naast de RVA, de RSZ of welzijn of het werk). De sociale inspectie gaat specifiek na of bedrijven de sociale regelgeving nauwgezet toepassen.

Tijdens de controle Een aangekondigd of onaangekondigd bezoek van de inspectie kan op elk moment van de dag en van de nacht gebeuren. Meestal wordt het bezoek enkele weken op voorhand aangevraagd. In het geval van een aangekondigd bezoek hebt u het recht om te vragen om de inspectie uit te stellen indien u niet aanwezig kunt zijn. Bovendien kunt u altijd vragen waarom de controle plaats vindt en wat men precies wil controleren. Vraag zeker na welke de belangrijkste documenten zijn die de inspecteurs willen raadplegen. Zoals reeds aangehaald kan het bezoek echter ook onaangekondigd plaats vinden. Er wordt namelijk van de ondernemer verwacht dat hij nauwgezet en aandachtig zijn personeelsadministratie bijhoudt zodat hij altijd in orde is met de geldende wetten en reglementen. Hoe dan ook kan men zich altijd laten bijstaan door een advocaat, een raadgever, een vertrouwenspersoon of iedere andere persoon tijdens de controle.

Voorbereiding Het is zeker aangeraden om voorafgaand aan de controle uw administratie en boekhouding te controleren. Maak het uzelf gemakkelijker door uw documenten te klasseren en eens na te gaan waar de documenten die zeker tijdens de controle van pas zullen komen zich bevinden. Meestal vermeldt de kennisgeving van de inspectie welke documenten zullen moeten worden voorgelegd. Ook uw werknemers kunnen ondervraagd worden. Spreek hier persoonlijk over met uw personeel zodat ze zich optimaal op de vragen kunnen voorbereiden. De wet eist bovendien dat verschillende sociale documenten altijd beschikbaar zijn. Het gaat meer bepaald over het arbeidsreglement, het personeelsregister, een kopie van het arbeidscontract, enz. Hieronder vindt u een lijst met enkele vragen waar u over kunt nadenken: - Weten de werknemers van uw onderneming waar ze het arbeidsreglement kunnen nakijken? - Beschikt u over geschreven regels met betrekking tot de afwezigheid wegens ziekte? - Hebt u de vervangdagen voor de wettelijke feestdagen meegedeeld en de modaliteiten van het compenserend verlof meegedeeld en geafficheerd voor 15 december? Indien u hulp zou willen bij de voorbereiding van een inspectie kunt u bij de meeste sociale secretariaten een audit op maat bestellen. Ook het ICB staat te uwer beschikking met gepersonaliseerde raad.

Tijdens het bezoek De inspectie mag alle documenten inkijken en meenemen die sociale informatie bevatten en die volgens de wet door uw bedrijf opgemaakt en bewaard moeten worden, zelfs al wordt het nazicht van die documenten niet specifiek in zijn opdracht vermeld. De verstrekkende bevoegdheden waar de inspecteur over beschikt mogen zeker niet onderschat worden. Het belemmeren van de inspectie wordt als een zware fout beschouwd en kan onmiddellijk gesanctioneerd worden. De vragen die gesteld worden kunnen standaard zijn of net heel erg specifiek. De beste strategie bestaat erin om op een eerlijke en directe manier op de vragen te antwoorden, zonder informatie mee te geven waar niet naar wordt gevraagd.

Mogelijke gevolgen De sociale inspecteur hoeft niet per se te sanctioneren. Hij heeft een brede beoordelingsbevoegdheid met betrekking tot de gevolgen die gegeven moeten worden aan vastgestelde inbreuken. Afhankelijk van het oordeel van de inspecteur kunt u aanbevelingen krijgen of een termijn opgelegd worden waarbinnen het bedrijf zich dient in orde te stellen. De ondernemer mag zeker niet uit het oog verliezen dat het sociaal sanctierecht in een brede waaier aan sancties en administratieve of strafrechtelijke boetes voorziet voor diegene die de regels overtreden. Bovendien kan men eisen dat bepaalde situaties retroactief geregulariseerd worden, wat grote kosten met zich mee kan brengen.

Zie ook de checklist voor de transportsector.

4. Sociale balans

Context

De jaarrekeningen geven de mogelijkheid aan iedere burger om zich een idee te vormen van de financiële toestand van een onderneming. De overheid wenste dat er een even precieze informatie beschikbaar zou zijn voor de tewerkstellingssituatie in de onderneming. Concreet betekent dat bepaalde ondernemingen van de sector een sociale balans moeten opmaken als bijlage bij hun jaarrekeningen.

Wie moet een Sociale Balans opmaken?

De gestandaardiseerde modellen van jaarrekeningen voor Belgische vennootschappen bevatten een onderdeel met als titel ‘Sociale Balans’. Dit onderdeel moet vervolledigd worden door alle Belgische vennootschappen die personeel tewerkstellen. De gestandaardiseerde jaarrrekeningen voor grote en zeer grote verenigingen en stichtingen zijn voorzien van een onderdeel getiteld ‘Sociale balans’. Dit onderdeel moet vervolledigd worden door alle verenigingen en stichtingen met minstens 20 personen – voltijdse equivalenten (VTE). De sociale balans die deel uitmaakt van het neerleggingsformulier van de jaarrekening en andere overeenkomstig het wetboek van vennootschappen neer te leggen documenten wordt door de Balanscentrale ter beschikking van het publiek gesteld. De vennootschappen naar buitenlands recht die in België een bijkantoor hebben en de buitenlandse vzw's met een centrum van werkzaamheden in België. Hun sociale balans heeft enkel betrekking op de tewerkstelling in al hun Belgische centra van werkzaamheden samen.

De privaatrechtelijke rechtspersonen die niet verplicht zijn een jaarrekening openbaar te maken en die: * gemiddeld 50 of meer werknemers tewerkstellen, moeten hun sociale balans volgens het volledig model opstellen * gemiddeld 20 tot 49 werknemers tewerkstellen, mogen hun sociale balans volgens het verkort model opstellen.

Procedure Omdat de sociale balans deel uitmaakt van de jaarrekeningen zijn dezelfde regels van toepassing voor het openbaar maken van de jaarrekeningen als voor het publiceren van de sociale balans, namelijk: * de sociale balans wordt opgesteld door de raad van bestuur van de onderneming samen met de balans, de resultatenrekeningen en de bijlagen * de accountant attesteert deze stukken en formuleert, zonodig, opmerkingen op de gecommuniceerde gegevens * de algemene vergadering keurt de sociale balans goed samen met de jaarrekeningen * de sociale balans wordt neergelegd bij de Nationale Bank als bijlage bij de jaarrekeningen * de sociale balans moet vervolgens overgemaakt worden: - aan de ondernemingsraad - bij ontstentenis van een ondernemingsraad, aan de vakbondsafvaardiging - bij ontstentenis van een ondernemingsraad en een vakbondsafvaardiging, moet de sociale balans ter beschikking gesteld wordt van de werknemer op de plaats waar het arbeidsreglement wordt bewaard.

Controle

Er wordt controle voorzien zowel bij het opstellen van de sociale balans, bij de mededeling ervan en bij de neerlegging bij de Nationale Bank van België (NBB). De controle wordt uitgeoefend door: * de bedrijfsrevisoren * de ambtenaren van de gerechtelijke politie * de sociale inspecteurs en controleurs van het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid * de bijzondere commissarissen van de dienst bedrijfsorganisatie van het bestuur handelsbeleid (Ministerie van Economische Zaken).

Sancties

Opgelet! Samen met de jaarrekening en ten laatste zeven maanden na de afsluiting van het boekjaar en binnen de dertig dagen na goedkeuring door de algemene vergadering, moet de sociale balans worden neergelegd bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België (NBB). De ondernemingen die geen jaarrekening openbaar moeten maken, bezorgen de sociale balans aan de NBB binnen de zeven maanden na afsluiting van het boekjaar. 1) De Balanscentrale hanteert een verhoogd tarief dat bestaat uit de normale neerleggingskosten plus een bijdrage in de kosten voor de opsporing van ondernemingen in financiële moeilijkheden: * 400€, wanneer de jaarrekening of, in voorkomend geval, de geconsolideerde jaarrekening neergelegd wordt tijdens de negende maand na de afsluiting van het boekjaar; * 600€, wanneer deze stukken neergelegd worden vanaf de tiende maand en tot de twaalfde maand na de afsluiting van het boekjaar; * 1.200€, wanneer deze stukken neergelegd worden vanaf de dertiende maand na de afsluiting van het boekjaar. Deze bedragen worden echter teruggebracht tot respectievelijk 120, 180 en 360€ voor de kleine vennootschappen die gebruik maken van de mogelijkheid om hun jaarrekening volgens het verkort schema openbaar te maken. Opgelet! De supplementaire bijdrage kan teruggevraagd worden wanneer overmacht kan worden aangetoond. 2) Het Sociaal Strafwetboek voorziet administratieve of strafrechtelijke sanctie: * Met een sanctie van niveau 2 (hetzij een administratieve geldboete, hetzij een strafrechtelijke boete geldboete) wordt bestraft, de werkgever (of zijn lasthebber/aangestelde) die, geen jaarlijkse sociale balans heeft opgemaakt. Wanneer de inbreuk wetens en willens werd begaan, geldt een sanctie van niveau 3 (hetzij een administratieve geldboete, hetzij een strafrechtelijke geldboete). Met een sanctie van niveau 2 wordt bestraft, de werkgever (of zijn lasthebber/aangestelde) die, heeft nagelaten in het volledige en het verkorte schema van de sociale balans de volgende elementen op te nemen: -enerzijds, een overzicht van de tewerkgestelde personen, waarbij men in het volledige schema van de sociale balans de in het personeelsregister ingeschreven werknemers of de werknemers voor wie de werkgever een onmiddellijke aangifte van indiensttreding heeft ingediend, onderscheidt van het uitzendpersoneel en van de ter beschikking van de onderneming gestelde personen en, anderzijds, in het verkorte schema van de sociale balans een overzicht van de in het personeelsregister ingeschreven personen of de werknemers voor wie de werkgever een onmiddellijke aangifte van indiensttreding heeft ingediend; - een tabel van het personeelsverloop in de loop van het betrokken boekjaar; - een overzicht waarin de maatregelen ten gunste van de werkgelegenheid worden vermeld, met onderscheid tussen maatregelen die een financieel voordeel opleveren en de andere maatregelen; - een overzicht dat inlichtingen verschaft over de opleidingen voor de werknemers; - een overzicht dat inlichtingen verschaft over de activiteiten van vorming, begeleiding of mentorschap die worden verleend krachtens de wet van 5 september 2001 tot de verbetering van de werkgelegenheidsgraad van de werknemers. * Met een sanctie van niveau 2 wordt bestraft, de werkgever (of zijn lasthebber/aangestelde) die: - de sociale balans niet heeft bezorgd aan de ondernemingsraad, of bij ontstentenis van een ondernemingsraad, aan de vakbondsafvaardiging; - bij ontstentenis van een ondernemingsraad en van een vakbondsafvaardiging, de sociale balans niet op een makkelijk toegankelijke plaats heeft bewaard zodat iedere werknemer op elk ogenblik en zonder tussenpersoon, er inzage van kan hebben; - de sociale balans niet aan de NBB heeft overgezonden.

Met een sanctie van niveau 2 worden bestraft, zij die als revisor, zelfstandig accountant of commissaris de jaarlijkse sociale balans hebben geattesteerd of goedgekeurd, terwijl niet is voldaan aan de verplichtingen die voortvloeien uit de wettelijke bepalingen, en zij daarvan kennis hadden of niet hebben gedaan wat zij hadden moeten doen om zich ervan te vergewissen of aan die bepalingen was voldaan. Wanneer de inbreuk met bedrieglijk opzet is gepleegd, geldt een sanctie van niveau 3. De rechter kan daarenboven een exploitatieverbod en een bedrijfssluiting uitspreken.

Vanaf 1 januari 2017 verhoogde de wetgever de strafrechtelijke opdeciemen. Zowel de strafrechtelijke als de administratieve geldboeten dienen vermenigvuldigd te worden met de factor 8 (in de plaats van de factor 6). In het Sociaal Strafwetboek zijn de overtredingen in vier categorieën ingedeeld. De vier categorieën geldboetes, inclusief de nieuwe opdeciemen bedragen: Niveau 1 * administratieve geldboete van 80 tot 800 EUR. Niveau 2 * strafrechtelijke geldboete van 400 tot 4.000 EUR of ; * administratieve geldboete van 200 tot 2.000 EUR. Niveau 3 * strafrechtelijke geldboete van 800 tot 8.000 EUR of ; * administratieve geldboete van 400 tot 4.000 EUR. Niveau 4 * gevangenisstraf van 6 maanden tot 3 jaar ; * strafrechtelijke geldboete van 4.800 tot 48.000 EUR of ; * administratieve geldboete van 2.400 tot 24.000 EUR.

5. Gebruik van talen in sociale betrekkingen

Omdat het gebruik van de juiste taal in de arbeidsbetrekkingen sterk gereglementeerd is en de gevolgen van een foutief gebruik van taal relatief zware gevolgen kan hebben, moet deze nota gezien worden als een opfrissing van voormelde regelgeving.

In principe staat het de partijen vrij om de taal te kiezen die men gebruikt. In wat volgt zal blijken dat van dit basisprincipe weinig overblijft voor wat betreft het gebruik van talen in de communicatie tussen de werkgever en zijn werknemer(s). Een tweede principe bestaat hierin dat de te gebruiken taal zal afhangen van de plaats van de exploitatiezetel waar de werknemer tewerk gesteld wordt. Dit wil met andere woorden zeggen dat het gebruik van de taal afhangt van de plaats waar de werknemer effectief werkt. Voor de bedrijven in de sector van het collectief personenvervoer zal dit dus de stelplaats zijn van waaruit de chauffeur doorgaans vertrekt.

Nederlands taalgebied

Voor alle bedrijven met een exploitatiezetel in het Nederlands taalgebied geldt de regel dat voor alle communicatie tussen werkgevers en werknemers tewerkgesteld in die exploitatiezetel, het Nederlands moet gebruikt worden. Dit wil zeggen dat door de wet, decreet of andere regelgeving voorgeschreven documenten, in het Nederlands moeten worden opgesteld, alsook alle andere schriftelijke communicatie. Dezelfde regel geldt ook voor de mondelinge communicatie tussen werkgevers en werknemers. Ook mondeling is het Nederlands aldus de enige geldige taal. Hierbij dient toegevoegd te worden dat een vertaling mag worden gehanteerd wanneer dit opportuun is. De Nederlandstalige documenten en andere communicatie zijn echter de enige officiële. Het is dan ook de communicatie in het Nederlands die als enige juiste wordt aangemerkt wanneer er een verschil blijkt te zijn met de vertaling. Een vertaling zal zelfs verplicht zijn wanneer de ondernemingsraad of de vakbondsafvaardiging hiertoe eenparig beslist. Deze verplichting geldt dan voor een periode van 1 jaar, die kan worden verlengd.

Wanneer de verkeerde taal wordt gebruikt in de relatie tussen de werkgever en zijn werknemers, wordt de communicatie als niet bestaande beschouwd. Het gaat hier om een absolute nietigheid. Documenten kunnen vervangen worden maar zullen pas effect sorteren vanaf de datum waarop de vervanging plaatsvindt. Dit mag echter nooit in het nadeel uitpakken van de werknemer.

Frans taalgebied Voor de bedrijven met een exploitatiezetel in het Frans taalgebied geldt de regel dat voor alle communicatie tussen werkgevers en werknemers tewerkgesteld in die exploitatiezetel, het Frans moet gebruikt worden. Dit wil zeggen dat door de wet, decreet of andere regelgeving voorgeschreven documenten, in het Frans moeten worden opgesteld, alsook alle andere schriftelijke communicatie. Dezelfde regel geldt ook voor de mondelinge communicatie tussen werkgevers en werknemers. Ook mondeling zal het Frans aldus de enige geldige taal zijn.

Wanneer de verkeerde taal wordt gebruikt in de relatie tussen de werkgever en zijn werknemers, wordt de communicatie als niet bestaande beschouwd. Het gaat hier om een absolute nietigheid. Documenten kunnen vervangen worden maar zullen pas effect sorteren vanaf de datum waarop de vervanging plaatsvindt.

Brussel-Hoofdstad

In het gebied dat aangeduid wordt als “Brussel-Hoofdstad”, moeten alle documenten in het Nederlands resp. het Frans, worden opgesteld. Dit naargelang de werknemer Nederlands- dan wel Franstalig is. Deze regel geldt enkel voor de schriftelijke communicatie tussen werknemers en werkgevers. Een vertaling in een andere taal mag eventueel toegevoegd worden wanneer de samenstelling van het personeel dit rechtvaardigt. Andere documenten, die geen betrekking hebben op de werknemer, worden opgesteld in een taal naar keuze.

Wanneer documenten niet in de taal van de werknemer (Nederlands of Frans) werden opgesteld, kunnen deze worden vervangen. De vervangende documenten sorteren dan effect vanaf de datum waarop het originele, vervangen, document het levenslicht zag. Hier voorziet de taalwetgeving in een relatieve nietigheid.

Duits taalgebied Wanneer de exploitatiezetel van een bedrijf in het Duits taalgebied gelegen is, moet de communicatie met werknemers gebeuren in het Duits. Deze regel geldt echter enkel voor de schriftelijke communicatie. Vertalingen van deze documenten mogen worden toegevoegd als de samenstelling van het personeel dit rechtvaardigt. Als een verkeerde taal wordt gebruikt in de schriftelijke communicatie tussen een werknemer en een werkgever, zal een relatieve nietigheid gelden. Het document zal, zoals in Brussel-Hoofdstad, moeten vervangen worden. Het vervangende document zal dan effect sorteren te rekenen vanaf de datum van het originele document.

Faciliteitengemeenten en de randgemeenten Brussel Ook in de faciliteitengemeenten en de gemeenten in de rand rond Brussel, geldt de regelgeving voor het gebruik van talen enkel voor de schriftelijke communicatie. In deze gemeenten moet de taal van het territorium van de het taalgebied waarin deze gemeenten gelegen zijn, gebruikt worden. Zo moet het Nederlands gebruikt worden in alle documenten opgesteld in de randgemeenten rond Brussel en de faciliteitengemeenten gelegen op het grondgebied van het Nederlands taalgebied. Documenten moeten daarentegen in het Frans worden opgesteld in alle faciliteitengemeenten gelegen in het Frans taalgebied. Voor het taalgebruik in de Duitstalige faciliteitengemeenten dient verwezen te worden naar de regeling betreffende het Duits taalgebied, zoals hierboven beschreven. Een vervanging van documenten opgesteld in een taal die niet overeenstemt met de taal van het taalgebied waar de exploitatiezetel gelegen is, is verplicht. Het vervangende document heeft dan effect vanaf de dag van het originele document (relatieve nietigheid).

EU-burgers In haar arrest van 16 april 2013 (C-202/11) oordeelde het Europees Hof van Justitie dat het Nederlandse Taaldecreet strijdig is met het vrij verkeer van werknemers binnen de Europese Unie. Het is meer bepaald de verplichting, op straffe van absolute nietigheid, voor het gebruik van het Nederlands in de relatie tussen werkgevers en werknemers die in de redenering van het Hof werd gezien als een belemmering van het vrij verkeer van werknemers. Een rechtstreeks gevolg van dit arrest zal aldus zijn dat in de relatie met Europese burgers, de taal vrij gekozen mag worden. Een parallelle redenering kan gemaakt worden voor het Franse Taaldecreet. Hierbij dient de opmerking gemaakt te worden dat het arrest enkel uitwerking zal hebben op werkgever-werknemer relaties met Europese burger. Voor werknemers met een nationaliteit van een derde staat, geen lidstaat van de EU, zal de verplichting het Nederlands te gebruiken echter blijven gelden. Om de regelgeving in overeenstemming te brengen met voormeld arrest, heeft de Vlaamse regelgever op 14 maart 2014 een decreet uitgevaardigd dat het Nederlands Taaldecreet aanpast. Zo bepaalt het Taaldecreet nu dat een rechtsgeldige vertaling kan worden toegevoegd bij de Nederlandse versie wanneer de werknemer afkomstig is uit de EU of de Europese Economische Ruimte. De vertaling kan dan enkel gebeuren in een taal die beide partijen begrijpen en die afkomstig is uit de EU of de Europese Economische Ruimte.

Conclusie

De te gebruiken taal in het opstellen van documenten en de mondelinge communicatie tussen werknemer en werkgever, hangt sterk af van de plaats waar de werknemer effectief tewerk gesteld wordt. Met andere woorden: de taal hangt af van in welk taalgebied de exploitatiezetel gevestigd is.

Relevante wetgeving:

• Koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van venootschappen en verenigingen.
• Bijlage CAO van 18 december 2014 betreffende het model van sectoraal arbeidsreglement.
• CAO van 18 december 2014 betreffende het model van sectoraal arbeidsreglement.
• Koninklijk besluit van 4 augustus 1996 betrffende de sociale balans.
• Wet van 22 december 1995 houdende maatregelen tot uitvoering van het meerjarenplan voor werkgelegenheid.
• Decreet van 30 juni 1982 inzake de bescherming van de vrijheid van het taalgebruik van de Franse taal in de sociale betrekkingen tussen de werkgevers en hun personeel, alsook van akten en dokumenten van ondernemingen opgelegd door de wet en de reglementen.
• Decreet van 19 juli 1973 tot regeling van het gebruik van de talen voor de sociale betrekkingen tussen de werkgevers en de werknemers, alsmede van de voor de wet en de verordeningen voorgeschreven akten en bescheiden van de ondernemingen.
• Wet van 18 juli 1966 op het gebruik van de talen in bestuurszaken.