Les élections sociales pour l'institution et le renouvellement des conseils d'entreprise et des comités pour la prévention et la protection au travail doivent être organisées tous le 4 ans.

Pour connaître l'impact qu'a eu la crise du Coronavirus sur les élections sociales, cliquez ici.

La procédure dure 150 jours et comporte deux points importants dans le temps : * Jour X = le jour de l'affichage de la date des élections dans l'entreprise * Jour Y = le jour du vote La procédure démarre 60 jours avant le jour X (X-60) et est divisée en trois parties : * La phase pré-électorale qui s'étend du jour X-60 au jour X * La phase électorale qui s'étend du jour X au jour Y (X+90) * Le jour des élections : Y

Les entreprises qui sont obligées de créer un conseil d'entreprise et/ou un comité pour la prévention et la protection au travail. Un conseil d'entreprise doit être créé dans les entreprises occupant en moyenne au moins 100 travailleurs, un comité doit être créé dans les entreprises occupant en moyenne au moins 50 travailleurs.

Le nombre de mandats dans le Conseil d'entreprise et dans le comité, le droit de vote, les candidatures, ne sont que quelques éléments de la procédure qui sont déterminés par la notion de travailleur et par le nombre de travailleurs. La notion de travailleur englobe toute personne liée à l'entreprise par un contrat de travail ou d'apprentissage. Sont à considérer comme tels : les ouvriers, les employés y compris les cadres et le personnel de direction ayant un contrat de travail. Sont assimilés à des travailleurs de l'entreprise dans laquelle ils sont occupés : * les stagiaires ; * le travailleur placé en formation professionnelle dans l'entreprise par le FOREM, l'IBFFP ou le VDAB. Ne sont pas considérés comme ''travailleur'' mais uniquement pour le calcul des seuils de 50 ou 100 travailleurs : * le travailleur lié par un contrat de remplacement * le travailleur qui remplace un travailleur en crédit-temps complet * le travailleur intérimaire Remarque : les travailleurs intérimaires ne sont pas considérés comme «travailleurs» pour le calcul du seuil dans les agences d'intérim. Par contre, ils seront pris en considération dans les entreprises utilisatrices pour autant qu'ils ne remplacent pas des travailleurs dont l'exécution du contrat de travail est suspendue. Pour déterminer l'effectif du personnel, entrent en ligne de compte tous les travailleurs engagés dans les liens d'un contrat de travail, même s'ils sont absents par exemple pour cause de maladie ou d'accident.

La moyenne des travailleurs engagés se calcule : * en divisant par 365 le nombre de jours civils pendant lesquels chaque travailleur a été inscrit au registre du personnel, au cours d'une période de quatre trimestres qui précèdent le trimestre dans lequel se situe l'affichage de l'avis annonçant la date des élections ; * lorsque l'horaire de travail effectif d'un travailleur occupé à temps partiel n'atteint pas les 3/4 de l'horaire d'un travailleur occupé à temps plein, le total des jours civils pendant lesquels il aura été inscrit dans le registre du personnel sera divisé par deux.

Il faut entendre par horaire de travail effectif non pas la durée du travail prévue dans le contrat, mais la durée du travail prestée habituellement par le travailleur.

En cas de transfert conventionnel d'une entreprise au cours de l'année pendant laquelle se déroulent les élections, pour le calcul du seuil des travailleurs, le comptage se fera sur base de la période après le transfert.

L'utilisateur de travailleurs intérimaires doit tenir une annexe au registre du personnel pendant le 4e trimestre de l'année au cours de laquelle les élections ont lieu. Dans cette annexe, chaque travailleur intérimaire se voit attribuer un numéro selon un système de numérotation continue et dans l'ordre chronologique de son affectation à l'utilisateur. L'annexe indique pour chaque intérimaire : * le numéro d'inscription, * les nom et prénom, * la date du début de la mise à disposition, * la date de la fin de la mise à disposition, * l'entreprise de travail intérimaire qui l'occupe, * sa durée hebdomadaire de travail. La moyenne des travailleurs intérimaires se calcule en divisant par 92 le nombre total de jours civils pendant lesquels chaque intérimaire a été inscrit dans l'annexe au registre du personnel au cours du 4e trimestre de l'année au cours de laquelle les élections ont lieu. Lorsque l'horaire de travail effectif de l'intérimaire n'atteint pas les trois quart de l'horaire d'un travailleur à temps plein, le nombre total de jours civils pendant lesquels il aura été inscrit dans l'annexe au registre du personnel sera divisé par deux.

Les élections sociales suivent un strict calendrier lié à deux moment clés : jour Y, c.-à-d. le jour du vote et jour X, c.-à-d. le jour de l'affichage de la date des élections dans l'entreprise. Certaines formalités doivent être accomplies au cours des périodes qui précèdent ou suivent ces jours. Pour le calcul de ces périodes, il faut toujours compter en jours calendrier et non en jours ouvrables. Les jours X et Y délimitent les différentes étapes au cours de la procédure électorale. Ce sont :

1. avant le jour X : la préparation de la procédure ; 2. le jour X : l'affichage de la date des élections ; 3. du jour X au jour Y : la procédure proprement dite ; 4. le jour Y : les élections ; 5. après le jour Y : la possibilité de recours et première convocation du conseil d'entreprise et/ou du comité.

La procédure électorale a une durée de 150 jours. La chronologie doit strictement être respectée. Le non respect des périodes et dates prescrites peut, par la suite, entraîner la nullité des élections. Tout gravite autour du jour des élections, le jour Y. Dès que cette date est fixée, on peut en déduire toutes les autres.

Vous pouvez générer un calendrier électoral personnalisé en fonction de la date que vous avez choisi pour les élections sur le site du group S.

X - 60 : les premières informations écrites Au plus tard le 60e jour précédant celui de l'affichage de l'avis annonçant la date des élections, l'employeur informe par écrit le conseil et le comité, ou, à défaut, la délégation syndicale : sur la nature, les domaines et le degré d'autonomie ou de dépendance du siège vis-à-vis de l'entité juridique ou sur la nature, les domaines et le degré d'autonomie ou de dépendance des entités juridiques vis-à-vis de l'unité technique d'exploitation. Lorsqu'un organe a déjà été institué, l'information ne porte que sur les modifications intervenues dans la structure de l'entreprise et sur les nouveaux critères d'autonomie ou de dépendance du siège vis-à-vis de l'entité juridique ou des entités juridiques vis-à-vis de l'unité technique d'exploitation.

L'employeur communique également le nombre de membres du personnel par catégorie (ouvriers, employés, y compris les cadres, le personnel de direction et les jeunes travailleurs) qui sont en service dans l'entreprise à ce moment-là. Il les informe également des fonctions du personnel de direction en précisant leur dénomination et leur contenu et leur transmet la liste des personnes exerçant ces fonctions. Cela doit aussi être fait pour les cadres. Les prescriptions concernant les cadres ne sont cependant pas d'application dans les entreprises comptant moins de 100 travailleurs ou dans les entreprises qui, le jour de la communication de l'information, comptent moins de 30 employés. L'employeur communique également la date du jour X ainsi que la date prévue du jour Y. Une copie de cette information écrite doit être envoyée au siège des organisations représentatives des travailleurs.

De X- 60 à X - 35 : consultations Entre le 60e jour et le 35e jour précédant celui de l'affichage de l'avis annonçant la date des élections, l'employeur consulte le conseil d'entreprise, le comité ou, à défaut, la délégation syndicale sur le nombre d'unités techniques d'exploitation ou d'entités juridiques pour lesquelles des organes doivent être institués ainsi que leur description. L'employeur les consulte également sur la division de l'entité juridique en unités techniques d'exploitation avec leur description et leurs limites ou le regroupement de plusieurs entités juridiques en unités techniques d'exploitation avec leur description et leurs limites. Enfin, il les consulte sur les fonctions du personnel de direction et des cadres et sur les listes de ces catégories du personnel communiquées antérieurement. Les prescriptions concernant les cadres ne sont cependant pas d'application dans les entreprises comptant moins de 100 travailleurs ou dans les entreprises comptant moins de 30 employés le jour de la communication des informations.

X- 35 : communications écrites des décisions Au plus tard le 35e jour précédant celui de l'affichage de l'avis annonçant la date des élections, l'employeur communique par écrit au conseil d'entreprise et au comité ou, à défaut, à la délégation syndicale ses décisions concernant les unités techniques d'exploitation ou les entités juridiques pour lesquelles des organes doivent être institués, avec leur description. Il communique également ses décisions concernant la division de l'entité juridique en unités techniques d'exploitation avec leur description et leurs limites ou le regroupement de plusieurs entités juridiques en unités techniques d'exploitation avec leur description et leurs limites. Enfin, il communique ses décisions concernant les fonctions du personnel de direction et des cadres ainsi que la liste des personnes assurant ces fonctions. Comme déjà mentionné, les dispositions concernant les cadres ne sont pas valables pour les entreprises occupant moins de 100 travailleurs ou moins de 30 employés.

De X - 35 à X - 28 : recours Un recours peut être introduit auprès du tribunal du travail par les travailleurs intéressés ou par les organisations représentatives des travailleurs contre les décisions de l'employeur.

De X - 28 à X - 5 : jugement du tribunal du travail Le tribunal du travail saisi statue dans les 23 jours qui suivent le jour de la réception du recours. Ce jugement n'est susceptible ni d'appel ni d'opposition. Attention ! A partir du jour X -30 les candidats délégués du personnel jouissent d'une protection contre le licenciement.

La date des élections doit se situer le 90ème jour après le jour X. L'avis annonçant la date des élections contient les informations suivantes : * la date et l'horaire des élections ; * l'adresse et la dénomination de l'unité ou des unités techniques d'exploitation ; * le nombre de mandats par conseil d'entreprise ou comité et par catégorie ; * les listes électorales provisoires ou les endroits où elles peuvent être consultées ; * la liste des membres du personnel de direction avec mention de la dénomination et du contenu des fonctions ou les endroits où elle peut être consultée ; * si nécessaire, la liste des cadres ou les endroits où elle peut être consultée ; * les dates qui résultent de la procédure électorale ; * la personne ou le service chargé par l'employeur d'envoyer ou de distribuer les convocations électorales. Cet avis reste affiché ou reste à la disposition par voie électronique jusqu'au 15ème jour qui suit celui du vote. Au-delà et jusqu'au quatre-vingt-quatrième jour suivant l'affichage du résultat du vote, cet avis doit être mis à la disposition des travailleurs sur simple demande de leur part. Une copie de cet avis est envoyée à l'inspection des lois sociales et aux organisations représentatives des travailleurs.

X + 7 : réclamations Au plus tard le 7e jour à dater du jour de l'affichage de l'avis annonçant la date des élections, les travailleurs ainsi que les organisations représentatives des travailleurs peuvent introduire auprès du conseil d'entreprise, du comité ou, à défaut, auprès de l'employeur, une réclamation en ce qui concerne les informations données au moment de l'affichage. Si aucune réclamation n'a été introduite, les listes électorales, la liste du personnel de direction et la liste des cadres et le nombre de mandats par organe et par catégorie sont définitifs à l'échéance du délai de réclamation.

De X + 7 à X + 14 : Décisions sur les réclamations et affichage éventuel d'un avis rectificatif.

De X + 14 à X + 21 : recours Dans les sept jours suivant l'échéance du délai dans lequel l'organe doit se prononcer sur les réclamations, les travailleurs intéressés ou les organisations représentatives des travailleurs peuvent introduire un recours auprès du tribunal du travail contre la décision ou l'absence de décision. A l'échéance du délai, les listes électorales, les listes du personnel de direction et la liste des cadres et le nombre de mandats par organe et par catégorie sont définitifs, si aucun recours n'a été introduit.

X + 28 : décision du tribunal du travail Le tribunal du travail est obligé de statuer dans les sept 7 jours suivant le jour de la réception du recours. Ces recours ne sont pas susceptibles de faire l'objet d'un appel ou d'une opposition. Les listes électorales, la liste du personnel de direction et la liste des cadres et le nombre de mandats par organe et par catégorie sont définitifs au moment où le tribunal du travail se prononce.

X + 35 : introduction des listes de candidats Au plus tard le 35ème jour, à dater de l'affichage de l'avis annonçant la date des élections, les organisations représentatives des travailleurs ou leur mandataires peuvent présenter les listes de candidats à l'employeur.

De X + 35 à X + 40 : Attribution des numéros de liste et affichage des listes de candidats. Attention ! La liste des candidats peut être communiquée électroniquement pour autant que tous les travailleurs y aient accès pendant leurs heures normales de travail.

X + 47 : réclamation possible contre les listes de candidats Pendant une période de sept jours après l'affichage des listes, les travailleurs figurant sur les listes électorales ainsi que les organisations représentatives des travailleurs peuvent introduire une plainte auprès de l'employeur concernant la liste des candidats. Les employés qui souhaitent retirer leur candidature doivent le communiquer à l'employeur dans le même délai.

X + 48 : introduction des réclamations par l'employeur auprès de l'organisation intéressée Le lendemain, l'employeur transmet la réclamation/révocation à l'organisation qui a présenté les candidats.

X + 54 : modification éventuelle de la liste des candidats Cette organisation dispose de six jours pour modifier la liste des candidats présentés, si elle l'estime nécessaire.

X + 56 : affichage de la liste modifiée des candidats

De X + 47 à X + 61 : période de recours contre les listes de candidats auprès du tribunal du travail

De X + 47 à X + 52 : recours de l'employeur (sans réclamation préalable)

De X + 56 à X + 61 : recours par les travailleurs concernés, par les organisations représentatives des travailleurs, par les organisations patronales ou par l'employeur (après réclamation).

Le tribunal du travail statue dans les 14 jours qui suivent le jour de la réception du recours. Ces recours ne pas susceptibles d'appel ou d'opposition.

X + 76 : date limite pour le remplacement d'un candidat

X + 77 : clôture des listes de candidats et préparation des bulletins de vote

X + 80 : convocation des électeurs Attention ! Le jour X-60, X-35 ou X, l'employeur doit dans tous les cas, communiquer ces informations sur un document conforme au modèle disponible sur le site internet du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale. L'employeur peut ensuite télécharger ce document dûment complété via la page documents de l'application internet spécialement prévue à cet effet sur le site internet du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale ou il peut directement envoyer ce document aux sièges des organisations représentatives des travailleurs ou des organisations représentatives des cadres. L'application internet est disponible ici. L'affichage peut être remplacé par une version électronique du document, pour autant que tous les travailleurs y aient accès pendant leurs heures normales de travail.

Y + 1 : clôture des opérations électorales Y + 2 : affichage des résultats Y + 15 : dernier jour pour un recours auprès du tribunal du travail Y + 69 : décision du tribunal du travail Y + 84 : dernier jour pour un recours auprès de la cour du travail Y + 86 : retrait des avis affichés Attention ! Seul l'affichage du résultat du vote doit rester affiché jusqu'au 84e jour après le résultat du vote. Les formulaires mentionnés ci-dessous restent affichés jusqu'au quinzième jour qui suit l'affichage du résultat du vote (Y + 17) : * la date des élections affichée au jour X ; * le calendrier des élections affiché au jour X ; * les listes électorales affichées au jour X ; * les listes de candidats affichées au jour X + 40 ; * la composition et la répartition des bureaux de vote affichées au jour X + 60 ; *la remise des convocations électorales au jour X + 80. Y + 144 : décision de la Cour du travail

Tous les travailleurs de l'entreprise liés par un contrat de travail ou d'apprentissage, y compris les stagiaires et les travailleurs placés en formation professionnelle dans l'entreprise par le FOREM, l'IBFFP ou le VDAB et à l'exclusion des travailleurs qui font partie du personnel de direction.

Ils doivent remplir les conditions suivantes : * être Belge ou ressortissant d'un État membre de l'Union Européenne ou être étranger non ressortissant d'un État membre de l'Union mais être occupé en conformité avec les dispositions de la législation concernant l'emploi de la main-d'œuvre étrangère ; * être occupé depuis trois mois dans l'entité juridique ou dans l'unité technique d'exploitation composée de plusieurs entités juridiques. Les électeurs sont inscrits sur des listes distinctes, selon qu'ils sont à considérer comme des ouvriers ou comme des employés. Si l'entreprise occupe au moins 15 cadres, les employés et les cadres sont, pour l'élection du conseil d'entreprise, inscrits sur des listes électorales distinctes. Si l'entreprise compte au moins 25 jeunes travailleurs de moins de 25 ans au jour de l'élection, ces jeunes travailleurs sont inscrits sur une liste électorale distincte. La qualité d'électeur est constatée par l'inscription sur les listes électorales.

Pour être éligible comme délégué du personnel, le travailleur doit remplir les conditions suivantes : * être âgé de 18 ans au moins ; * être sous contrat de travail ou d'apprentissage ou être considéré comme travailleur assimilé ; * ne pas faire partie du personnel de direction ; * soit être occupé depuis six mois au moins dans l'entité juridique dont relève l'entreprise ou dans l'unité technique d'exploitation que forment plusieurs entités juridiques ; soit avoir été occupé au total durant au moins 9 mois pendant plusieurs périodes dans l'entité juridique dont relève l'entreprise ou dans l'unité technique d'exploitation * ne pas avoir atteint l'âge de 65 ans. Les conditions d'éligibilité doivent être remplies à la date des élections. Attention ! Les conseillers en prévention et les personnes de confiance dans l'entreprise ne peuvent pas siéger comme représentant des travailleurs ou employeurs dans le CPST comme dans le conseil d'entreprise.

La délégation du personnel dans le conseil d'entreprise et dans le comité est composée de : * 4 membres effectifs, si l'entreprise compte moins de 101 travailleurs ; * 6 membres effectifs, si l'entreprise compte de 101 à 500 travailleurs. Le nombre de travailleurs est le nombre à la date de l'affichage de la date électorale. La délégation est composée de membres suppléants dont le nombre est égal au nombre de membres effectifs.

Il peut être procédé à un vote électronique à condition que le système informatique utilisé répond aux conditions spécifiques (entre autres pour la fiabilité, la sécurité et la garantie d'un scrutin secret).

Est puni d'une sanction de niveau 3 (une amende pénale ou une amende administrative, par employé concerné) l'employeur (son préposé ou mandataire) qui, en contravention à la loi du 20 septembre 1948 portant l'organisation de l'économie, n'institue pas un conseil d'entreprise au sein de son entreprise. Est puni de la même sanction l'employeur (son préposé ou mandataire) qui, en contravention à la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail, n'institue pas de comité pour la prévention et la protection au travail au sein de son entreprise. A partir du 1er janvier 2017 le législateur a augmenté les décimes additionnels. Les amendes administratives ainsi que les amendes pénales doivent être multipliées par un coefficient 8 (au lieu de 6). Dans le Code pénal social les infractions sont divisées en quatre catégories. Les quatre catégories d'amendes, décimes additionnels inclus, sont : Niveau 1 * amende administrative de 80 à 800 EUR. Niveau 2 * amende pénale de 400 à 4.000 EUR ou ; * amende administrative de 200 à 2.000 EUR. Niveau 3 * amende pénale de 800 à 8.000 EUR ou ; * amende administrative de 400 à 4.000 EUR. Niveau 4 * emprisonnement de 6 mois à 3 ans ; * amende pénale de 4.800 à 48.000 EUR ou ; * amende administrative de 2.400 à 24.000 EUR.