1. Règlement de travail sectoriel

Le règlement de travail du secteur a été fixé par convention collective de travail en 2014. Le règlement de travail régit, avec le contrat de travail individuel, les conditions de travail générales. L'obligation d'établir un règlement de travail incombe à l'employeur. Au niveau de l'entreprise, il peut être décidé d'appliquer un règlement de travail sectoriel. Au moment de l'engagement, chaque travailleur doit recevoir une copie du règlement de travail. Chaque travailleur doit également recevoir une copie de chaque modification apportée à celui-ci. Il s'agit d'une obligation absolue ; si elle n'est pas respectée, les travailleurs ne sont pas liés par les dispositions contenues dans le règlement de travail. Il est donc dans l'intérêt de l'employeur d'avoir la preuve écrite qu'il a remis une copie.

2. Code de non-discrimination

Le secteur a développé et adopté un Code de non-discrimination pour l’ensemble des travailleurs, ceci dans le cadre de l’accord de collaboration signé avec le Gouvernement flamand. Cette initiative a été étendue à l’ensemble du territoire. Afin de faire connaître le Code de non-discrimination auprès du grand public, un logo a été développé pour être apposé sur les véhicules des entreprises ayant adhéré au Code. Aucune obligation n’est imposée aux entreprises. Le Code est un engagement moral, l'objectif étant évidemment que le plus grand nombre possible d'entreprises adhèrent au Code. Si vous souhaitez recevoir plus d'informations, veuillez prendre contact avec le Fonds social.

3. Inspection sociale

Il convient de noter que l’inspection sociale n'est qu'un organe de contrôle parmi d'autres (ONEM, ONSS, sécurité au travail). Elle est chargée de vérifier si les entreprises appliquent rigoureusement la législation sociale.

Moment du contrôle La visite de l’inspecteur, fortuite ou annoncée, peut avoir lieu à tout moment de la journée ou de la nuit. Le plus souvent, la visite est annoncée quelques semaines à l’avance. Dans le cas d’une visite annoncée, vous avez la possibilité de demander à l’avance de la reporter si vous ne pouvez pas y assister. En outre, vous pouvez toujours demander pourquoi l'inspection a lieu et ce qu'ils veulent vérifier exactement. N’hésitez pas à demander quels sont les documents les plus importants que les inspecteurs veulent consulter. Comme précisé, la visite peut également être inattendue. Dans ce cas, vous ne pouvez rien faire. C’est pourquoi tout entrepreneur se doit d’être attentif et scrupuleux dans la gestion quotidienne de son entreprise afin de pouvoir répondre à toutes les lois et règles en vigueur. Quoiqu’il en soit, il est permis de se faire assister d’un avocat, d’un conseiller, d’une personne de confiance ou de toute autre personne lors du contrôle.

Préparation Avant le contrôle, il est fortement recommandé de vérifier votre administration et votre comptabilité. Facilitez-vous la tâche en classant vos documents et en repérant ceux qui seront utiles pendant le contrôle. Généralement, le courrier d’inspection sociale précisera les documents à présenter. Les travailleurs seront également susceptibles d’être interrogés. Parlez-en à votre personnel afin de les avertir et de les préparer au mieux aux questions qui pourraient être posées. De surcroît, la loi impose que divers documents sociaux soient à tout moment disponibles. Il s’agit notamment du règlement de travail, du registre du personnel, de la copie du contrat de travail, etc… Voici une liste non exhaustive de questions à vous poser : - Les travailleurs savent-ils indiquer dans l’entreprise l’endroit où ils peuvent consulter le règlement de travail ? - Avez-vous des règles écrites relatives à l’absence d’un travailleur pour maladie ? - Avez-vous communiqué et affiché les jours de remplacement des jours fériés et les modalités d'application du repos compensatoire avant le 15 décembre ? Si vous désirez être aidés dans la préparation, beaucoup de secrétariats sociaux vous proposent des audits sur mesure.

Pendant la visite L’inspecteur a la possibilité de consulter et d’emmener tous les documents contenant des informations ou des données sociales que la loi vous impose de tenir et de conserver, même s’il n’est pas chargé de les contrôler. Il ne faut pas sous-estimer les pouvoirs étendus dont dispose l’inspecteur. L'obstruction à l’inspection est considérée comme une faute grave et peut être sanctionnée immédiatement. Les questions posées pourront être standards ou approfondies. Répondez aux questions de la manière la plus directe et la plus honnête possible, sans donner des informations qui n'ont pas été demandées.

Possibles conséquences L’inspecteur social ne doit pas nécessairement sanctionner. Il dispose d’un large pouvoir d’appréciation quant au sort à réserver aux infractions constatées. En fonction de son jugement, vous recevrez des conseils ou un délai pour vous mettre en ordre. Ne perdez tout de même pas de vue que le Code pénal social prévoit de nombreuses sanctions telles que des amendes administratives ou pénales. En outre, des situations pourraient être régularisées avec effet rétroactif, ce qui peut représenter un coût non-négligeable.

Consultez également la checklist pour le secteur du transport.

4. Bilan social

Contexte

Les comptes annuels donnent la possibilité à tout citoyen de se faire une idée sur la situation financière de l'entreprise. Le gouvernement a souhaité qu'une information aussi précise soit disponible pour la situation de l'emploi dans l'entreprise. Concrètement cela signifie que certaines entreprises du secteur doivent établir un bilan social en annexe de leurs comptes annuels.

Qui doit établir un bilan social ?

Les modèles standardisés de comptes annuels pour les entreprises belges contiennent une section intitulée 'bilan social'. Cette section doit être complétée par toutes les entreprises belges qui emploient du personnel. Les modèles des comptes annuels pour grandes et très grandes associations et fondations sont également pourvus d'une section intitulée 'bilan social'. Cette section doit être complétée par toutes les associations et fondations qui occupent au moins 20 personnes - équivalents temps plein (ETP). Le bilan social comme composante du formulaire de dépôt des comptes annuels et autres documents à déposer en vertu du code des sociétés est publié par la Centrale des bilans. Pour les sociétés de droit étranger qui ont une succursale en Belgique et les organisations sans but lucratif étrangères qui ont un centre d'opérations en Belgique, leur bilan social ne concerne que l’emploi dans tous leurs centres d'exploitations belges.

Les personnes morales de droit privé qui ne sont pas tenues au dépôt de leurs comptes annuels et qui: * emploient en moyenne 50 personnes ou plus, doivent établir leur bilan social suivant le modèle complet * emploient en moyenne 20 à 49 personnes, peuvent établir leur bilan social suivant le modèle abrégé

Procédure Comme le bilan social fait partie des comptes annuels, les même règles sont d'application pour la publication des comptes annuels que pour la publication du bilan social à savoir : * le bilan social est établi par le conseil d'administration de la société en même temps que le bilan, le compte de résultat et l'annexe ; * le commissaire-réviseur certifie ces documents et, si nécessaire, fait des observations sur les données communiquées ; * l'assemblée générale approuve le bilan social en même temps que les comptes annuels ; * le bilan social est déposé auprès de la Banque Nationale en annexe des comptes annuels ; * le bilan social doit ensuite être communiqué : - au conseil d'entreprise - en l'absence d'un conseil d'entreprise, à la délégation syndicale - en l'absence d'un conseil d'entreprise et d'une délégation syndicale, le bilan social doit être mis à la disposition du travailleur au même endroit que le règlement de travail.

Contrôle

Les contrôles s'exercent tant sur l'établissement du bilan social que sur sa communication et son dépôt à la Banque Nationale de Belgique (BNB). Le contrôle est effectué par : * les réviseurs d'entreprise * les officiers de la police judiciaire * les inspecteurs et les contrôleurs sociaux du Ministère de l'Emploi et du Travail * les commissaires spéciaux du service organisation professionnelle de l'administration de la politique commerciale du Ministère des Affaires Économiques.

Sanctions

Attention ! En même temps que les comptes annuels, et au plus tard sept mois après la clôture de l'exercice, le bilan social doit être déposé à la Centrale des bilans de la Banque Nationale de Belgique (BNB) dans les 30 jours suivant l'approbation par l'assemblée générale. Les sociétés qui ne sont pas tenues de publier des comptes annuels doivent remettre le bilan social à la BNB dans les sept mois suivant la fin de l'exercice. Des sanctions sont prévues : 1) La Centrale des bilans augmente son tarif pour un dépôt tardif. Celui-ci comprend les frais de dépôt normaux plus une contribution aux coûts d'identification des entreprises en difficulté financière : * 400€, lorsque les comptes annuels ou, le cas échéant, les comptes annuels consolidés sont déposés durant le neuvième mois suivant la clôture de l'exercice comptable ; * 600€, lorsque ces documents sont déposés à partir du dixième mois et jusqu'au douzième mois suivant la clôture de l'exercice comptable ; * 1.200€, lorsque ces documents sont déposés à partir du treizième mois suivant la clôture de l'exercice comptable. Les montants visés à l'alinéa précédent sont toutefois ramenés respectivement à 120, 180 et 360€ pour les petites entreprises qui font usage de la faculté de publier leurs comptes annuels selon le schéma abrégé. Attention ! La contribution supplémentaire peut être demandée à nouveau lorsque la force majeure peut être prouvée. 2) Le Code pénal social peut imposer un sanction administrative ou pénale : * est puni d'une sanction de niveau 2, (soit d'une amende administrative, soit d'une amende pénale) l'employeur (son préposé/mandataire) qui, n'a pas établi de bilan social annuel. Lorsque l'infraction a été commise sciemment et volontairement, la sanction est de niveau 3 (soit d'une amende administrative, soit d'une amende pénale). Est puni d'une sanction de niveau 2, l'employeur (son préposé/mandataire) qui, n'a pas inclus les éléments suivants dans le schéma complet et le schéma abrégé du bilan social : - un état des personnes occupées distinguant, dans le schéma complet du bilan social, les travailleurs inscrits au registre du personnel ou les travailleurs pour lesquels l'employeur a effectué une déclaration immédiate d'entrée en service, du personnel intérimaire ainsi que les personnes mises à la disposition de la société et, dans le schéma abrégé du bilan social, un état des travailleurs inscrits au registre du personnel ou les travailleurs pour lesquels l'employeur a effectué une déclaration immédiate d'entrée en service; - un tableau indiquant la rotation du personnel au cours de l'exercice considéré; - un aperçu des mesures en faveur de l'emploi distinguant les mesures qui procurent un avantage financier de celles qui n'en procurent pas ; - un aperçu fournissant des renseignements sur la formation des travailleurs ; - un aperçu fournissant des renseignements sur les activités de formation, d'accompagnement ou de tutorat dispensées en applicationn de la loi du 5 septembre 2001 visant à améliorer le taux d'emploi des travailleurs. * est puni d'une sanction de niveau 2, l'employeur (préposé/mandataire) qui, en contravention à la loi du 22 décembre 1995 portant des mesures visant à exécuter le plan pluriannuel pour l'emploi et à ses arrêtés d'exécution : - n'a pas transmis le bilan social au conseil d'entreprise ou, à défaut d'un conseil d'entreprise, à la délégation syndicale ; - n'a pas, à défaut d'un conseil d'entreprise et d'une délégation syndicale, tenu le bilan social dans un endroit facilement accessible afin que chaque travailleur puisse en prendre connaissance en permanence et sans intermédiaire ; - n'a pas transmis le bilan social à la BNB.

Sont également punis d'une sanction de niveau 2, ceux qui, en qualité de réviseur, d'expert-comptable indépendant ou de commissaire, ont attesté ou approuvé le bilan social annuel, lorsque les obligations légales n'ont pas été respectées, soit en sachant qu'elles ne l'avaient pas été, soit en n'ayant pas accompli les diligences normales pour s'assurer qu'elles avaient été respectées. Lorsque l'infraction a été commise avec une intention frauduleuse, la sanction est de niveau 3. Le juge peut en outre prononcer l'interdiction professionnelle et la fermeture de l'entreprise.

A partir du 1er janvier 2017, le législateur a augmenté les décimes additionnels. Les amendes administratives ainsi que les amendes pénales doivent être multipliées par un coefficient 8 (au lieu de 6). Dans le Code pénal social les infractions sont divisées en quatre catégories. Les quatre catégories d'amendes, comprenant les décimes additionnels, sont : Niveau 1 * amende administrative de 80 à 800 EUR. Niveau 2 * amende pénale de 400 à 4.000 EUR ou ; * amende administrative de 200 à 2.000 EUR. Niveau 3 * amende pénale de 800 à 8.000 EUR ou ; * amende administrative de 400 à 4.000 EUR. Niveau 4 * emprisonnement de 6 mois à 3 ans ; * amende pénale de 4.800 à 48.000 EUR ou ; * amende administrative de 2.400 à 24.000 EUR.

5. Emploi des langues dans les relations sociales

L’utilisation de la langue appropriée est fortement règlementée et les conséquences d’un emploi erroné d'une langue sont relativement lourdes.

En principe les parties sont libres de choisir la langue qu’elles emploient dans leurs relations. Ce principe est fortement affaibli en ce qui concerne l’emploi des langues dans la communication entre l’employeur et son (ses) travailleur(s). Un second principe est que la langue à utiliser dépend de la localisation du siège d’exploitation où le travailleur est actif. En d’autres termes, l'utilisation de la langue dépendra du lieu où l'employé travaille effectivement. Pour les entreprises du secteur du transport collectif des personnes, il s'agira du dépôt d'où le chauffeur part habituellement.

Région wallone - Français

Pour toutes les entreprises avec un siège d’exploitation dans la région de langue française, la règle est que toute communication entre les employeurs et les employés de l'établissement doit se faire en français. Cela signifie que les documents prescrits par la loi, les décrets ou autre réglementation, ainsi que toute autre communication écrite, doivent être rédigés en français. La même règle vaut pour les communications orales entre employeurs et employés. Oralement, le français sera donc aussi la seule langue valable. Si la mauvaise langue est utilisée dans la relation entre employeurs et employés, cette communication est considérée comme inexistante. Il s’agit ici d’une nullité absolue. Les documents peuvent être remplacés mais ne seront effectifs qu'à partir de la date à laquelle le remplacement aura lieu.

Région flamande - Néerlandais Pour toutes les entreprises avec un siège d’exploitation dans la région de langue néerlandaise, la règle est que toute communication entre les employeurs et les employés de l'établissement doit se faire en néerlandais. Cela signifie que les documents prescrits par la loi, les décrets ou autre réglementation, ainsi que toute autre communication écrite, doivent être rédigés en néerlandais. La même règle vaut pour les communications orales entre employeur et employés. Oralement, le néerlandais sera donc aussi la seule langue valable. Il faut ajouter qu’une traduction peut être effectuée lorsque c’est opportun. Les documents et autres communications en néerlandais sont dans tous les cas les seules officielles. C’est donc la communication en néerlandais qui est la seule exacte s’il y a une différence avec la traduction. Une traduction sera même obligatoire si le conseil d’entreprise ou la représentation syndicale l’exige unanimement. Cette obligation s’applique pendant une période d’une année, qui peut être prolongée. Si une langue fautive est utilisée dans la relation entre employeurs et employés, cette communication est considérée comme inexistante. Il s’agit ici d’une nullité absolue. Les documents peuvent être remplacés mais ne seront effectifs qu'à partir de la date à laquelle le remplacement aura lieu. Ceci ne peut toutefois jamais être au désavantage de l’employé.

Région de Bruxelles-Capitale Dans la zone dite "Bruxelles-Capitale", tous les documents doivent être rédigés en français ou en néerlandais. Cela dépend si l'employé est néerlandophone ou francophone. Cette règle est uniquement applicable aux communications écrites entre employeurs et travailleurs. Une traduction dans une autre langue peut éventuellement être ajoutée si la composition du personnel le justifie. Les autres documents, qui ne concernent pas les employés, peuvent être rédigés dans une langue au choix. Si des documents ne sont pas établis dans la langue de l’employé (le néerlandais ou le français), ils peuvent être remplacés. Les documents de remplacement prennent alors effet à partir de la date à laquelle le document original, remplacé, a vu le jour. Ici la législation linguistique prévoit donc une nullité relative.

Territoire de la Communauté germanophone Si le siège d’exploitation d’une entreprise se situe dans la région de langue allemande, la communication entre employeurs et employés doit être faite en allemand. Cette règle concerne seulement les communications écrites. Des traductions des documents peuvent être ajoutées si la composition du personnel le justifie. Si la mauvaise langue est utilisée dans les communications écrites entre employeurs et employés, une nullité relative sera appliquée. Le document devra, comme pour Bruxelles-Capitale, être remplacé et aura effet dès la date du document originel.

Communes de la périphérie bruxelloise et communes à facilité

Dans les communes à facilités et les communes de la périphérie bruxelloise, la réglementation de l’emploi des langues ne s’applique aussi qu’aux communications écrites. Dans ces communes, la langue du territoire sur lequel ces communes sont situées doit être utilisée. Ainsi, le néerlandais doit être utilisé dans tous les documents établis dans les communes périphériques autour de Bruxelles et les communes à facilités situées sur le territoire de la région de langue néerlandaise. En revanche, les documents doivent être rédigés en français dans toutes les communes à facilités situées dans la région de langue française. Pour l’emploi des langues dans les communes à facilités de langue allemande, il faut faire référence à la réglementation de la région de langue allemande, décrite ci-dessus. Il est obligatoire de remplacer les documents rédigés dans une langue qui ne correspond pas à la langue de la région linguistique où se situe le siège d’exploitation. Le document remplaçant a effet dès la date du document originel (nullité relative).

Citoyens de l'Union européenne Dans son arrêt du 16 avril 2013 (C-202/11) la Cour de Justice Européenne a jugé que le décret linguistique néerlandais est contraire à la libre circulation des travailleurs dans l’Union Européenne. Plus précisément, c'est l'obligation, sous peine de nullité absolue, d'utiliser le néerlandais dans les relations entre employeurs et employés qui a été considérée dans le raisonnement de la Cour comme un obstacle à la libre circulation des travailleurs. Une conséquence directe de cet arrêt est donc que dans les relations avec des citoyens européens, la langue peut être librement choisie. Un raisonnement parallèle peut être tenu pour le décret linguistique français qui impose l’utilisation du français. Ce qui précède doit être nuancé dans le sens où l’arrêt ne s’applique qu’aux relations employeurs-employés avec des citoyens européens. Pour les travailleurs originaires d’un état non-membre de l’UE, l’obligation d’utiliser le néerlandais reste d’application. Afin de mettre la réglementation en conformité avec l'arrêt précité, le législateur flamand a modifié le décret linguistique néerlandais. Ainsi, le décret linguistique stipule désormais qu'une traduction légalement valable peut être ajoutée à la version néerlandaise lorsque le salarié est originaire de l'UE ou de l’Espace Économique Européen. La traduction ne peut alors être effectuée que dans une langue que les deux parties comprennent et qui provient de l'UE ou de l'Espace Économique Européen.

Conclusion

La langue à utiliser pour rédiger des documents et pour la communication orale entre employeurs et employés, dépend fortement du lieu où le travailleur est effectivement actif. En d’autres mots : la langue dépend de la région linguistique où se situe le siège d’exploitation.


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